Arbeitszeiten mit Excel-Listen, handschriftlichen Stundenzetteln oder unterschiedlichen Apps zu verwalten, funktioniert. Zumindest so lange, bis Korrekturen, Urlaub, Krankheit, Überstunden und die Vorbereitung der Lohnabrechnung dazukommen.
Gerade in kleinen Unternehmen sollte Zeiterfassung deshalb vor allem eines sein: einfach.
Ich setze für diesen Zweck auf clockin. Die Lösung verbindet digitale Zeiterfassung mit Funktionen für Arbeitszeiten, Abwesenheiten und je nach gewähltem Paket weiteren Bereichen der Personal- und Projektdokumentation. Arbeitszeiten können per Smartphone, Browser oder über ein Tablet-Terminal erfasst werden.
Was eine gute Zeiterfassung im Alltag leisten sollte
Bei der Auswahl einer Lösung würde ich nicht danach schauen, welches System möglichst viele Funktionen bietet. Entscheidend ist, was im Alltag tatsächlich funktioniert.
Mitarbeitende sollten morgens nicht erst überlegen müssen, wie sie ihre Arbeitszeit erfassen. Und die Verwaltung sollte am Monatsende nicht trotzdem wieder Stundenlisten aus unterschiedlichen Quellen zusammensuchen müssen.
Eine sinnvolle Lösung sollte deshalb:
- Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen einfach erfassen,
- im Büro und unterwegs funktionieren,
- Über- und Minusstunden nachvollziehbar darstellen,
- Korrekturen ermöglichen,
- Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit abbilden können,
- aus den erfassten Daten brauchbare Stundenlisten erzeugen und
- die weitere Verarbeitung für die Lohnabrechnung vereinfachen.
Genau an diesem Punkt finde ich clockin für kleine und mittlere Unternehmen interessant.
Wie funktioniert die Zeiterfassung mit clockin?
Die Arbeitszeit kann bei clockin auf verschiedenen Wegen erfasst werden. Dadurch lässt sich die Zeiterfassung an unterschiedliche Arbeitsplätze und Tätigkeiten anpassen.
Per Smartphone
Für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind, steht die clockin-App für Android und iOS zur Verfügung. Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten können damit direkt mobil erfasst werden.
Im Browser
Wer hauptsächlich am PC oder im Homeoffice arbeitet, kann seine Arbeitszeiten über den Browser erfassen. Damit ist keine zusätzliche Hardware notwendig.
Über ein Tablet-Terminal
Für Unternehmen, bei denen Mitarbeitende an einem festen Standort arbeiten, kann ein Tablet als gemeinsames Terminal für die Zeiterfassung eingesetzt werden.
Damit eignet sich das Konzept sowohl für klassische Büroumgebungen als auch beispielsweise für Handwerksbetriebe, Einrichtungen oder Unternehmen mit Außendienst.
Weniger Aufwand bei Stundenlisten und Lohnabrechnung
Der eigentliche Vorteil einer digitalen Zeiterfassung entsteht für mich nicht beim Ein- und Ausstempeln.
Interessant wird es danach.
Aus den erfassten Arbeitszeiten erstellt clockin automatisch Stundenlisten. Über- und Minusstunden lassen sich überblicken und die Daten können für die weitere Lohnabrechnung bereitgestellt werden. clockin bietet dafür unter anderem Möglichkeiten zur Übergabe an DATEV sowie Excel- und CSV-Exporte.
Das reduziert manuelle Zwischenschritte und vor allem die typische Suche am Monatsende:
„Wo ist eigentlich der Stundenzettel von letzter Woche?“
Auch Urlaub und Krankheit digital verwalten
Je nach eingesetztem Paket geht clockin über die reine Arbeitszeiterfassung hinaus.
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit können digital verwaltet werden. Mitarbeitende können entsprechende Anträge digital einreichen und die Verwaltung kann diese zentral bearbeiten.
Damit entsteht nach und nach ein zentraler Prozess für Arbeitszeiten und Abwesenheiten, statt Informationen über Papier, Excel-Dateien, E-Mails und Zurufe zu verteilen.
Für welche Unternehmen ist clockin interessant?
Ich halte clockin insbesondere für kleine Unternehmen interessant, die ihre Zeiterfassung digitalisieren möchten, ohne daraus ein großes IT-Projekt zu machen.
Typische Einsatzbereiche sind beispielsweise:
- Handwerksbetriebe,
- Dienstleistungsunternehmen,
- kleine Büros,
- Unternehmen mit Außendienst,
- Betriebe mit wechselnden Einsatzorten,
- Kindertagesstätten und andere Einrichtungen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten sowie
- Unternehmen, die Arbeitszeiten bisher mit Excel oder Papier erfassen.
Dabei geht es mir weniger darum, möglichst viele Funktionen einzuführen.
Eine Zeiterfassung ist dann gut, wenn sie von den Mitarbeitenden akzeptiert wird und der Verwaltung tatsächlich Arbeit abnimmt.
clockin einführen statt nur Software kaufen
Wer lediglich eine Anwendung benötigt und die Einrichtung selbst übernehmen möchte, kann clockin direkt ausprobieren.
Wer dagegen Arbeitszeitmodelle, Mitarbeitende, Berechtigungen und die grundsätzlichen Abläufe sauber einrichten möchte, kann die Einführung gemeinsam mit mir umsetzen.
Dazu habe ich unter kmu-zeiterfassung.de alle Informationen zu meinem Angebot zusammengestellt.
Dort geht es nicht nur um die Software, sondern um die praktische Einführung einer digitalen Zeiterfassung im Unternehmen.
→ Digitale Zeiterfassung für KMU mit clockin
clockin selbst kostenlos testen
Du möchtest erst einmal selbst ausprobieren, ob clockin zu Deinem Unternehmen passt?
Über meinen Empfehlungslink kannst Du direkt eine eigene Testumgebung anlegen:
Die reguläre Testphase beträgt aktuell 14 Tage. Es werden dafür keine Zahlungsdaten benötigt und die Testphase endet automatisch, ohne dass ein Abonnement abgeschlossen werden muss.
Wenn Dir die 14 Tage für einen vernünftigen Test nicht reichen, sprich mich kurz an. Ich kann prüfen, ob wir Deine Testphase verlängern können.
Mein Fazit
Digitale Zeiterfassung muss für kleine Unternehmen kein großes Digitalisierungsprojekt sein.
Wichtiger als eine möglichst umfangreiche Software ist ein klarer Prozess: Wie erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten? Wer korrigiert Buchungen? Wie werden Urlaub und Krankheit behandelt? Und wie kommen die Daten anschließend zur Lohnabrechnung?
Mit clockin lässt sich das vergleichsweise kompakt abbilden. Arbeitszeiten können mobil, im Browser oder über ein Terminal erfasst und anschließend zentral ausgewertet werden.
Wenn Du die Zeiterfassung in Deinem Unternehmen nicht nur testen, sondern strukturiert einführen möchtest, findest Du weitere Informationen unter: