Eine geschäftliche Telefonanlage muss heute nicht mehr als Server im Büro stehen. Genauso wenig müssen Mitarbeitende für jede Nebenstelle zwingend ein klassisches Tischtelefon haben.
Gerade für kleine Unternehmen ist eine moderne Telefonanlage dann sinnvoll, wenn sie einfach funktioniert, flexibel bleibt und zur tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens passt.
Für solche Anforderungen setze ich unter anderem auf 3CX. Die VoIP-Telefonanlage verbindet klassische Geschäftstelefonie mit Apps für Smartphones, Windows und dem Webbrowser. Je nach gewählter Bereitstellung kann 3CX gehostet oder selbst betrieben werden.
Was eine moderne Telefonanlage im Alltag leisten sollte
Bei einer Telefonanlage geht es längst nicht mehr nur darum, ein Telefon auf den Schreibtisch zu stellen und ihm eine Rufnummer zuzuweisen.
Entscheidend ist, dass Anrufe zuverlässig dort ankommen, wo sie bearbeitet werden können. Gleichzeitig sollten Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsplatz erreichbar sein, ohne dafür ihre private Mobilfunknummer verwenden zu müssen.
Eine zeitgemäße Telefonanlage sollte deshalb beispielsweise:
- zentrale Geschäftsnummern und persönliche Durchwahlen unterstützen,
- Anrufe sinnvoll auf Mitarbeitende oder Teams verteilen,
- Telefonie im Büro, unterwegs und im Homeoffice ermöglichen,
- Apps und Softphones als Alternative zum Tischtelefon bereitstellen,
- Geschäftszeiten und unterschiedliche Anrufregeln abbilden,
- Warteschleifen und Rufgruppen ermöglichen und
- sich zentral verwalten lassen.
Genau hier ist 3CX für kleine und mittlere Unternehmen interessant.
Wie funktioniert eine Telefonanlage mit 3CX?
3CX ist eine softwarebasierte VoIP-Telefonanlage. Telefongespräche werden über IP-basierte Verbindungen verarbeitet und können auf unterschiedlichen Endgeräten angenommen werden.
Dadurch ist die Telefonie nicht mehr zwangsläufig an einen bestimmten Telefonanschluss oder einen bestimmten Schreibtisch gebunden.
Telefonieren mit dem Smartphone
Mit den 3CX-Apps für iOS und Android können Mitarbeitende ihr Smartphone als geschäftliche Nebenstelle verwenden.
Das ist insbesondere für Außendienst, Homeoffice oder Mitarbeitende interessant, die regelmäßig zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten wechseln.
Telefonieren am Computer
Auch der Arbeitsplatz-PC oder das Notebook kann zum Telefon werden. 3CX stellt dafür Anwendungen für Windows sowie einen Webclient für die Nutzung über den Browser bereit.
Mit einem geeigneten Headset kann damit direkt am Computer telefoniert werden. Ein separates Tischtelefon ist für solche Arbeitsplätze nicht zwingend notwendig.
Klassische IP-Telefone weiterhin möglich
Natürlich lassen sich auch klassische IP-Telefone einsetzen.
Das kann beispielsweise am Empfang, in einer Werkstatt, in Besprechungsräumen oder überall dort sinnvoll sein, wo ein festes Telefon die praktischere Lösung ist.
Moderne Telefonie bedeutet für mich deshalb nicht, Tischtelefone grundsätzlich abzuschaffen. Jeder Arbeitsplatz sollte die Telefonielösung bekommen, die dort sinnvoll ist.
Eine Geschäftsnummer, verschiedene Arbeitsplätze
Ein wesentlicher Vorteil einer zentralen Telefonanlage ist die Trennung zwischen Rufnummer und Arbeitsplatz.
Ein Mitarbeiter kann seine geschäftliche Nebenstelle beispielsweise im Büro am PC, unterwegs über das Smartphone und im Homeoffice über das Notebook verwenden.
Für den Anrufer bleibt die geschäftliche Erreichbarkeit trotzdem einheitlich.
Gerade für kleine Unternehmen mit Homeoffice, Außendienst oder mehreren Standorten kann das die tägliche Kommunikation deutlich vereinfachen.
Anrufe sinnvoll im Unternehmen verteilen
Gute Erreichbarkeit bedeutet nicht, dass jeder Anruf gleichzeitig bei allen Mitarbeitenden klingeln sollte.
Mit einer zentralen Telefonanlage lassen sich beispielsweise Regeln definieren:
- Welche Mitarbeitenden gehören zu einer Rufgruppe?
- Wer nimmt Anrufe für Vertrieb oder Support entgegen?
- Was passiert, wenn gerade niemand erreichbar ist?
- Wie werden Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten behandelt?
- Wann soll ein Anruf weitergeleitet werden?
- Welche Ansage hört der Anrufer?
3CX bietet dafür unter anderem Rufgruppen, Warteschleifen und konfigurierbare Anrufregeln.
Der größere Nutzen entsteht aus meiner Sicht aber nicht durch die einzelne Funktion, sondern durch einen klar geplanten Ablauf für eingehende Anrufe.
Microsoft 365 und 3CX kombinieren
Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 einsetzen, ist außerdem die Microsoft-365-Integration von 3CX interessant.
3CX unterstützt unter anderem die Synchronisierung von Benutzern und Single Sign-On. Damit können bestehende Benutzerstrukturen aus Microsoft 365 für die Administration der Telefonanlage genutzt werden.
Welche Integration tatsächlich sinnvoll ist, sollte allerdings von der vorhandenen IT-Umgebung und den gewünschten Abläufen abhängig gemacht werden.
Für welche Unternehmen ist 3CX interessant?
Ich halte 3CX insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen interessant, die ihre bisherige Telefonanlage modernisieren oder eine neue Geschäftstelefonie aufbauen möchten.
Typische Einsatzszenarien sind beispielsweise:
- kleine Büros und Dienstleistungsunternehmen,
- Unternehmen mit Homeoffice-Arbeitsplätzen,
- Handwerksbetriebe mit Büro und mobilen Mitarbeitenden,
- Beratungsunternehmen,
- Unternehmen mit mehreren Standorten,
- Teams mit zentralen Rufnummern für Vertrieb oder Support sowie
- Unternehmen, die ihre klassische Telefonanlage ersetzen möchten.
Besonders interessant ist die Lösung aus meiner Sicht dann, wenn Mitarbeitende nicht mehr ausschließlich an einem festen Schreibtisch arbeiten.
3CX einführen statt nur eine Telefonanlage installieren
Eine Telefonanlage technisch bereitzustellen, ist nur ein Teil der Aufgabe.
Vorher sollte geklärt werden, wie die Telefonie im Unternehmen eigentlich funktionieren soll:
- Welche Rufnummern werden benötigt?
- Welche bestehenden Rufnummern sollen übernommen werden?
- Wer benötigt eine eigene Durchwahl?
- Welche Rufgruppen werden benötigt?
- Wie sollen eingehende Anrufe verteilt werden?
- Was passiert bei besetzten oder nicht erreichbaren Mitarbeitenden?
- Welche Geschäfts- und Feiertagszeiten gelten?
- Welche Endgeräte werden benötigt?
Genau diese Punkte kläre ich bei einer Einführung gemeinsam mit dem Unternehmen. Anschließend kann die Telefonanlage passend zu den tatsächlichen Abläufen eingerichtet werden.
Weitere Informationen zu meinem Angebot findest Du unter kmu-telefonanlage.de .
→ Moderne Telefonanlage mit 3CX für kleine Unternehmen
3CX selbst ausprobieren
Du möchtest Dir 3CX zunächst selbst ansehen und die Telefonanlage eigenständig ausprobieren?
Über meinen Partner-Link kannst Du direkt bei 3CX starten:
Wenn Du dagegen Unterstützung bei Planung, Einrichtung und Inbetriebnahme benötigst, unterstütze ich Dich dabei, aus 3CX eine Telefonanlage zu machen, die zu den tatsächlichen Abläufen in Deinem Unternehmen passt.
Mein Fazit
Eine moderne geschäftliche Telefonanlage sollte sich der Arbeitsweise eines Unternehmens anpassen und nicht umgekehrt.
Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Mitarbeitende sollten über ihre geschäftliche Rufnummer erreichbar sein und Anrufe dort bearbeiten können, wo sie gerade arbeiten.
Mit 3CX lassen sich klassische Telefonie, Softphones, Smartphone-Apps, Rufgruppen und Warteschleifen in einer zentral verwalteten Telefonanlage zusammenführen.
Entscheidend ist allerdings die richtige Planung. Rufnummern, Erreichbarkeit, Geschäftszeiten und Anrufverteilung sollten vor der technischen Einrichtung geklärt werden.
Wenn Du eine bestehende Telefonanlage ersetzen oder die Telefonie in Deinem Unternehmen neu aufbauen möchtest, findest Du weitere Informationen unter: