Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab. (Quelle: Bundesfinanzministerium).
Handeln bevor es zu spät ist
Die GoBD verlangen von fast allen Unternehmen ein hohes Maß an Professionalisierung im Umgang mit elektronisch unterstütztem Erzeugen, Empfangen, Verarbeiten und Übermitteln von buchungsrelevanten Daten. Hierzu zählen insbesondere auch per E-Mail versendete oder empfangene Daten, wie Angebote, Rechnungen etc. Schon seit einigen Jahren werden Unternehmen auf die Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierung hingewiesen. Unternehmen, die bereits eine rechtssichere Archivierung durchführen, sind diesbezüglich bereits auf der sicheren Seite. Alle anderen Unternehmen müssen jedoch jetzt handeln. Denn die Übergangsfristen endete zum 31.12.2016.
Seit dem 01.01.2017 muss ein Unternehmen die Vorgaben der GoBD erfüllen. Sonst drohen hohe Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen. Da es nicht immer einfach zu beurteilen ist, ob eine E-Mail archivierungspflichtig ist, archiviert man in der Regel einfach alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig.
E-Mail-Archivierung aus Sicht der GoBD
In der heutigen Zeit ist es üblich Angebote, Rechnungen etc. per E-Mail zu versenden. Während Postbriefe von Unternehmen akribisch mit Eingangsstempel versehen werden und archiviert werden, behandelt man E-Mails oft nicht mit dem gleichen Stellenwert: "Die Daten bleiben ja im Postfach". Doch das genügt nicht, denn gesetzlich gefordert ist, dass Geschäftsvorfälle belegbar sind. Hierzu gehören daher auch E-Mails. Löscht nun jemand doch die E-Mail hat man ein Problem. Und wer kann sicherstellen, dass eine E-Mail nicht verändert wurde. Daher müssen die Daten unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar. Die BITKOM hat ein Dokument mit 10 Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD verfasst, das sehr verständlich klärt, wann und in welchem Umfang archiviert werden muss. Das Dokument kann unter https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html heruntergeladen werden. Auch ein sehr lesenwerter Beitrag: Die 5 beliebtesten Irrtümer zu den GoBD
Man muss sich jedoch im Klaren sein, dass die E-Mail-Archivierung nur ein Teil der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht darstellt. Die Kanzlei PSP München hat ein 196 Seiten fassendes Dokument zu GoBD verfasst, welches umfassend informiert. Hier erfährt man detailliert, was gefordert ist. Das Dokument kann auf der Webseite http://gobd.de/ heruntergeladen werden. Die PSP München berät Unternehmen auch zu GoBD. In der Regel bieten aber alle Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfer eine Beratung zu GoBD. Es zeigt sich jedoch häufig, dass es für das Unternehmen einfacher ist, alle E-Mails einfach zu archivieren.
Ausgereifte Lösungen stehen bereit
Um dies zu realisieren gibt es bereits seit Jahren ausgereifte und unabhängig zertifizierte Software-Lösungen. Eine der bekanntesten Lösungen ist MailStore. Diese Lösung basiert auf einer einfach zu bedienenden Oberfläche und bringt alle notwendigen Bestandteile, wie eine leistungsfähige Datenbank, gleich mit. MailStore überzeugt Administratoren mit der einfachen Integration diverser E-Mail-Server-Systeme. Jede eingehende und ausgehende E-Mail kann durch eine Journaling-Funktion des Mailservers dann von MailStore in einer unveränderlichen Weise archiviert werden. Die Journaling-Funktion ist zum Beispiel beim Mailversand aus Systemen wie einem Online-Shop oder einer Webseite wichtig, da diese Mails sonst nicht erfasst werden. Leider können aktuell viele E-Mail-Anbieter diese Funktion nicht anbieten. Office 365 Deutschland ist uns hier aktuell bekannt als E-Mail-Hoster, der ein Journaling anbietet. In der Regel kann das aber jede auf Exchange basierende Lösung. Man kann aber auch auf einen eigenen Mailserver umstellen, der diese Funktion anbietet.
Nach der Archivierung stehen alle E-Mails dem Benutzer über eine leistungsfähige webbasierte Suche, einer Client-Software oder einer Outlook-Integration zur Verfügung. Es gibt jedoch noch einige andere gute Lösungen, ebenso wie MailStore, aus Deutschland. Denn nur die deutschen Lösungen orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben Deutschlands und lassen sich für die rechtssichere E-Mail-Archivierung zertifizieren. Ebenso gibt es eine stattliche Anzahl von Cloud-Lösungen, auch hier wieder mit deutschem Standort von deutschen Unternehmen.
E-Mail-Archivierung bringt Mehrwert
Auch wenn viele Unternehmen nur durch den Gesetzgeber gedrungen sind, eine E-Mail-Archivierung umzusetzen, so schafft eine E-Mail-Archivierung, neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, tatsächlich auch einen echten Mehrwert für Benutzer und auch das Unternehmen. So können alte Mails automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, sofern sie bereits archiviert wurden und ein gewisses Alter überschritten haben. Das spart Speicher, schafft Ordnung und reduziert die Last auf den Mail-Servern. Zusätzlich verringern sich dadurch die Restore-Zeiten in einem Notfall. Und das Beste ist, dass die archivierten E-Mails sogar während eines Restores zur Verfügung stehen, da die E-Mail-Archivierungs-Lösungen meist völlig unabhängig vom E-Mail-Server sind. Zudem kann der Benutzer selber einen Restore einzelner Mails durchführen, sofern ihm das Ergebnis der Suche aus dem E-Mail-Archiv nicht sogar schon reicht. Damit kann man E-Mail-Archivierung auch als eine Form von E-Mail-Backup betrachten.
Günstiger Einstieg
MailStore als Beispiel startet bereits ab einem Lizenzpreis von 295 € netto. MailStore hat moderate Anforderungen an das System. Für kleine Unternehmen reicht daher ein kleiner Server wie der Thomas Krenn Microserver MI106+ aus und große Unternehmen kommen mit Standard-Servern (4Cores, 8GB RAM, RAID 10 SAS oder SSD) gut aus. Auch gehostete Server können eine Option sein. Bedenken sollte man lediglich die Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren und den damit stetig steigenden Bedarf an Archivspeicher. Oder Sie nutzen unseren Managed Service E-Mail-Archivierung zu günstigen monatlichen Preisen, bereits ab 15 € pro Monat.
Unsere Erfahrung Und Fazit
Klar, dass der Gesetzgeber Unternehmen eine E-Mail-Archivierung quasi aufzwingt, führt nicht gerade zu Freudeschreien. Aus Berichten von unseren Kunden und Anfragen zu unserem Managed Service E-Mail-Archivierung zeigt sich aber, dass zum einen tatsächlich Finanzämter bereits das Vorweisen einer E-Mail-Archivierung fordern und somit wirklich schnellst möglichst gehandelt werden sollte. Und zum anderen, dass das Thema E-Mail an sich gerade in kleineren Unternehmen häufig über wenig professionelle Lösungen realisiert wird und kaum echte Backups bestehen. Hier kann eine E-Mail-Archivierung seine Mehrwerte voll ausspielen.
E-Mail-Archivierung betrifft heute fast jedes Unternehmen. Da man kaum manuell sicherstellen kann, alle relevanten E-Mails rechtssicher zu archivieren, bleibt die einfachste Möglichkeit, alles zu archivieren. Und es bringt ja sogar tatsächlich Vorteile, die über das reine Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen hinausgehen. Mit Lösungen wie MailStore ist zudem alles einfach und kostengünstig zu realisieren. Wir raten daher, sich möglichst schnell mit dem Thema zu befassen bevor es zu spät ist.
PS: In einem nächsten Blog-Beitrag werden wir erfassen, was GoBD für Unternehmen aus IT-Sicht bedeutet, wie man Anforderungen realisieren kann und welche Lösungen dazu bereitstehen.
