3 Gründe für E-Mail-Archivierung als Managed Service

 

E-Mail-Archivierung hat sich in den letzten Jahren als idealer Managed Service erwiesen. Es gibt nur wenige Systemhäuser, die das noch nicht anbieten. Die Gründe dafür liegen bei den Systemhäusern auch in der einfachen Bereitstellung und der flexiblen Lizenzierung mit angemessenen Margen.

Doch welche Gründe sprechen aus Kundensicht für die Entscheidung, E-Mail-Archivierung als Managed Service zu nutzen, statt eine Lösung On Premise zu nutzen? Wir haben aus Gesprächen mit Kunden und Interessenten drei Gründe für E-Mail-Archivierung als Managed Service für Sie zusammengefasst.


1. Sofort startklar und Keine Investition notwendig

Der große Vorteil von Managed Services im Allgemeinen liegt darin, dass der Service in kürzester Zeit einsatzbereit ist. Natürlich unterscheidet sich die Bereitstellungszeit von Anbieter zu Anbieter etwas. In der Regel wird eine bereits bestehende Lösung um eine Instanz erweitert und steht damit viel schneller zur Verfügung. Für E-Mail-Archivierung als On Premise Lösung muss man sich zunächst Gedanken über die Anforderungen machen und die dazu passende Hardware-Voraussetzungen schaffen. Neben dem Aufwand für das Aufsetzen der Lösung, muss man sich fortlaufend um die Aktualität der Systeme und der Lösung kümmern und zudem das System monitoren. Das verursacht entsprechende Investitionen, die getätigt werden müssen, die zudem meistens bei Gegenüberstellungen nicht ausreichend berücksichtigt werden. Insbesondere für kleinere Unternehmen ist hier die Investition und der entstehende Aufwand nicht zu unterschätzen. Und damit kommen wir auch schon zum nächsten Grund für E-Mail-Archivierung als Managed Service.

2. Kein Aufwand für Wartung, Monitoring und Betrieb

Auch wenn die meisten Lösungen für E-Mail-Archivierung wirklich einfach in der Handhabung sind, muss man sich bei On Premise Lösungen um die Aktualisierungen kümmern, Backups erstellen und auch ein angemessenes Monitoring betreiben. Die Kosten für Managed Services enthalten dies schon und können daher nicht mit den reinen Lizenzkosten einer On Premise gegengerechnet werden. Unser Erfahrung nach ist erst in größeren Unternehmen mit entsprechender IT-Ausstattung und entsprechendem Know-How ein günstiger Betrieb möglich. Leider gehen viele Unternehmen noch zu häufig nicht professionell genug mit dem Thema IT um. 

3. Flexibel skalierbar und optimal verfügbar

Managed Services sind in der Regel so aufgebaut, dass sie hoch skalierbar sind. Beim Thema E-Mail-Archivierung wird es, wie in so vielen anderen Bereichen auch, ein stetiges Datenwachstum geben. On Premise Lösungen sind meist nur dann ausreichend skalierbar, wenn man entsprechende Hardware mit entsprechenden Preisen eingesetzt hat. Ansonsten muss man aufwändig auf größere Umgebungen migrieren.  Auch beim Managed Service Provider wird spätestens durch eine Windows Server Umstellung eine Migration anfallen, hierfür muss aber in der Regel der Kunde nichts extra bezahlen, da dies bereits in die monatlichen Kosten eingerechnet ist. 

Ein weiterer Aspekt für E-Mail-Archivierung als Managed Service ist, dass die Lösung unabhängig von Ihrer IT läuft und somit auch dann verfügbar ist, sollte es mal zu Störungen oder gar zu einem Sicherheitsvorfall kommen.  Angenommen Sie haben ein Ransomware-Vorfall in Ihrem Unternehmen und alle Systeme sind betroffen. Beim Einsatz von E-Mail-Archivierung als Managed Service hätten Sie zumindest Ihren E-Mail-Bestand weiterhin verfügbar. 


 Für E-Mail-Archivierung als Managed Service gibt es einige gute Gründe und wenn man es genau rechnet, dann ist die Variante Managed Service gegenüber On Premise häufig nicht viel teurer. Heute kann man es sich nicht mehr erlauben, eine Lösung einzusetzen und dann viele Jahre unbeaufsichtigt und ohne Aktualisierungen zu betreiben. Und auch wenn viele Systeme heute viel einfacher aktuell halten lassen, ist es Aufwand der da entsteht. Aufwand der für viele nicht nebenbei zu bewerkstelligen ist. Daher sollten Sie genau prüfen, ob für Ihr Unternehmen On Premise oder Managed Service die richtige Wahl ist.

Notiz am Rande: Auch wir bieten E-Mail-Archivierung als Managed Service an. Testen Sie es einfach 30 Tage kostenlos. Weitere Infos finden Sie hier.

von
Martin Otto
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